最近和一个做项目管理的朋友聊天，她吐槽自己每天的主要工作似乎就是在各类审批单据上签字。“有时候一个小小的报销，来回跑了四遍，最后还得我去查到底卡在哪一级领导手里。”她说着苦笑。其实这个问题在很多企业都很常见。审批流程越来越复杂，管理者每天都在审核各种琐碎事务，真正应该花时间的决策和思考反而被挤压了。

这种现象背后，有一个很有意思的管理关键词：例外管理（Management by Exception）。它最早是管理学家Mary Parker Follett和Lyndall Urwick提出的，核心思想是：管理者应当把精力集中在那些偏离常规、需要特殊关注的问题上，而不是所有事项都一视同仁地过问。

审批流程的“例外管理”实验

我曾参与过一家制造业公司的内部管理优化项目，正好遇到了类似的困扰。他们的采购审批制度设计得非常严密，任何金额的采购都要逐级上报，最高甚至可以到总经理签字。员工普遍反映“效率很低”，领导也苦不堪言。

我们调研后发现，99%的采购其实都在公司规定的“正常范围”内：比如日常生产消耗、常规物料补货等。真正需要高层介入的，只有极少数超额采购或特殊物资采购。

于是，我们建议引入“例外管理”原则：把常规采购的审批权限下放，只有超出特定金额阈值、或者是首次采购的特殊物料，才需要更高级别的审批。其余走简化流程，甚至由系统自动通过。

推行半年后，采购审批的平均时长缩短了近60%，高层管理时间释放出来，员工满意度也明显提升。

“例外管理”原则还能用在哪些地方？

1. 费用报销
   很多公司每一笔报销都要主管、经理、财务层层签字。其实，小额日常报销可以设定限额，在规则之内的直接由财务处理，只有超额或异常项目才需要上级审批。

2. 绩效考核异常处理
   绩效考核表格一大堆，其实绝大多数员工都在“合格”区间。可以规定，只有“高分”或“低分”出格的情况，才需要HR或管理层额外审核，其他自动归档。

   

3. 合同审核流程
   正常、标准化的合同模板，由业务部门自行签署。只有涉及特殊条款或高风险业务的合同，才进入法务或高层审核流程。

管理软件里的“例外管理”功能

如今很多OA系统、ERP软件都集成了“审批流”模块，但不少企业还是把每一个审批节点都配得很死。其实，大多数主流管理软件都支持自定义审批条件。比如在钉钉、企业微信、SAP等系统里，可以设置审批规则：

• 日常费用≤1000元，自动通过
• 合同金额≤10万，部门经理审批
• 超过阈值，自动提醒更高层级

这种灵活的流程设置，本质就是“例外管理”的思想数字化落地。有的公司还会设置异常提醒，一旦有数据异常或流程卡壳，系统自动推送给相关管理者，而不是让他们每天翻所有审批记录找问题。

例外管理的“盲点”与注意事项

当然，例外管理不是“放任自流”。如果基础的流程、标准、规则没有建立起来，只做“例外管理”可能会导致漏洞百出。比如阈值设置太低，真正的异常反而被淹没在大量“例外”之中；或者审批权限下放后，缺乏事后抽查与追责，容易滋生舞弊。

所以，推行例外管理，前提一定是流程标准化、数据透明化，并且配套有自动预警和追溯机制。这样，一旦出现异常，管理者才能迅速定位与处理。

管理的“减法”哲学

我越来越觉得，好的管理不是“什么都管”，而是把不需要管的事情从自己的工作清单上剔除出去。有的公司做加法，什么事情都定流程、设审批，最后流程成了企业的负担；而懂得用例外管理做减法，才是真正释放管理者和员工精力的关键。

如果你觉得自己每天都忙于琐事，不妨试试这个老派又实用的“例外管理”原则。也许你会发现，省下来的时间和精力，可以用来解决那些真正有价值、也最考验管理智慧的问题。