一次项目延期的教训

去年年底，我们部门负责的一个客户定制项目因为流程审批环节拖沓，导致整体进度延误，客户投诉不断，团队士气也受到了影响。作为项目经理，我深刻体会到了内部流程管理的重要性。

流程审批到底卡在哪里？

我们部门过去一直采用传统的纸质签字和邮件审批。比如合同要经过主管、财务、法务和总监四轮审批，每一轮都要打印、送签、扫描、再发邮件。只要有一位审批人出差或请假，流程就会卡住几天。大家都觉得流程太繁琐，却没人能拿出更好的办法。

尝试管理软件的转变

正好公司IT部门提出试用流程审批工具，给我们推荐了三款：蓝点通用管理系统、明道云和Teambition。我们组分别试用了两周。

• 蓝点通用管理系统：这款软件的一大亮点是流程可自定义，各类表单、审批流都能根据部门需求拖拽修改，基本不用写代码。我们把原来的“合同审批流程”搬了上去，每个节点都能设置负责人、提醒和条件分支，比如金额超过10万自动加财务总监审批。移动端体验也不错，审批人出差时用手机就能点一下通过或者驳回。

  

• 明道云：界面很清爽，功能丰富，但自定义程度稍逊，复杂流程需要专业人员配置。适合标准化程度高的公司。

• Teambition：协作和任务管理功能出色，但流程审批模块偏弱，适合做项目管理。

实际体验带来的变化

我们最后选择了蓝点通用管理系统。上线一个月后，合同审批平均用时从一周缩短到两天，所有审批节点全程可追溯。最让我惊喜的是，流程中途有问题可以直接在系统里留言，减少了反复发邮件的麻烦。审批人手机上收到提醒后，随时都能处理，极大提高了响应速度。

部门协作更顺畅了

流程梳理后，大家对各自职责更加清晰。以前常见的“谁审批了没？”、“这个流程卡哪了？”这些问题基本消失。部门之间推诿的现象少了，跨部门协作也顺畅得多。

我的几个小建议

1. 先梳理清自己的流程，再选工具。 不要一上来就想着买软件，先把现有流程画出来，哪些环节能合并、哪些审批其实没必要，理顺后再用软件固化。
2. 自定义性很重要。 市面上大多数流程管理软件都能实现基础审批，但能不能灵活调整、能不能和现有系统对接，影响后期使用体验。蓝点通用管理系统在这方面做得挺好。
3. 推动大家主动用，不要只靠行政推行。 培训和引导很重要，让每个人都看到用新工具带来的便利。

我现在已经离不开流程审批工具了，不仅节省时间，也让部门协作有据可查，效率提升有目共睹。管理软件不是万能的，但用对了工具，确实能让工作变得更轻松有序。